Jak dbać o codzienny porządek w biurze?

Jeśli ktoś pragnie przebywać w czystych i estetycznych wnętrzach, to musi liczyć się z tym, że czeka go regularnie sprzątanie. Nie każdemu uśmiecha się jednak ciągłe bieganie z odkurzaczem, mopem i ściereczkami. Na szczęście nie trzeba samodzielnie tego robić, gdyż na rynku dostępnych jest wiele firm, które zajmą się wszystkim za nas i to w tempie niemalże błyskawicznym. Jest to spora oszczędność czasu i energii, ale nie zawsze każdego stać na korzystanie z tego typu usług regularnie. Gruntowne sprzątanie to jedno, ale na co dzień również ważne jest zachowanie porządku – zarówno w domu, jak i w biurze. Wystarczy przestrzegać pewnych zasad, aby w firmie panował ład i porządek.

Porządek na biurku i w dokumentach

Jeśli wygląd stanowiska pracy pozostawia wiele do życzenia, to cała firma znajduje się w chaosie. Trudno jest się skupić na wykonywaniu swoich obowiązków pracowniczych, jeśli dookoła jest bałagan. Zacząć należy od swojego biurka, na którym powinny znajdować się wyłącznie rzeczy niezbędne i te, którymi się właśnie zajmujemy. Nie ma sensu magazynować na biurku sterty niepotrzebnych dokumentów, masy latających wszędzie notatek na karteczkach czy rachunków. Wszystko to tworzy bałagan i odwraca uwagę. Trudno jest się skoncentrować i produktywnie myśleć. W celu utrzymania spokojnego umysłu należy się najpierw rozprawić z chaosem utworzonym na biurku.

Wszystkie papiery należy na bieżąco segregować, a te niedotyczące bieżącej pracy schować w odpowiednie miejsce. Na biurku potrzebny jest komputer, notes z długopisem i rzeczy niezbędne do wykonania bieżącego zadania. Zamiast zapisywania wszystkiego na małych kartkach, znacznie lepiej będzie mieć jeden wygodny zeszyt. Trzymanie zapisków w jednym miejscu sprawi, że można łatwiej znaleźć potrzebne informacje, nie martwiąc się o ich zawieruszenie i utrzymać stanowiska pracy w ładzie.

W każdym biurze obowiązkowo powinny znaleźć się teczki i segregatory do przechowywania wszelakiej dokumentacji. Jest to znacznie lepsze rozwiązanie niż wkładanie wszystkich papierów do szuflady burka. Dokumenty, którymi chcemy zająć się później, powinny zostać usystematyzowane w odpowiedni sposób, dzięki czemu łatwiej i szybciej będzie je znaleźć w przyszłości. Wystarczy umieścić je w osobnych teczkach i segregatorach, po czym oznaczyć za pomocą etykiet, aby w biurze zapanował większy porządek.

Odpowiednie meble biurowe

Wybór mebli do biura ma znaczenie. Powinny one być odpowiednio dostosowane do stanowiska pracy. Oprócz biurka z pojemnymi szufladami warto zainwestować także w funkcjonalne wieszaki. Umieszczanie kurtek i toreb na krzesłach przy biurku nie jest dobrym pomysłem. Wygląda to nieestetycznie i zaburza ład. Wszystkie rzeczy niezwiązane z pracą powinny znajdować się w specjalnie przeznaczonych do tego miejscach, dzięki czemu łatwiej będzie utrzymać porządek w biurze. Akcesoria biurowe takie jak zszywacze, dziurkacze czy zapasowe długopisy powinny znajdować się posegregowane w szufladzie, aby były zawsze pod ręką, ale nie zajmowały miejsca na blacie. Godna polecenia jest także szafka przy biurku oraz regał na segregatory i teczki.

O jakich zasadach warto jeszcze pamiętać?

W celu utrzymania porządku w biurze zaleca się raz na tydzień porządkować szuflady, szafy i półki w biurku. Pozwoli to na utrzymanie przejrzystości w dokumentacji. Na półkach i szufladach można także poprzyklejać kartki z napisami, oznaczając je. Warto wyrobić sobie także nawyk odkładania wszystkiego na swoje miejsce od razu. Tak naprawdę to każdy dzień powinien zostać zakończony uporządkowaniem nie tylko rzeczy na biurku, ale także otoczenia. Niepotrzebne już dokumenty powinny wylądować w koszu na śmieci, a nie zabierać niepotrzebnie miejsce. Zasada jest tak, że im mniej rzeczy znajduje się na biurku, tym lepiej. Nie należy także mieszać ważnych dokumentów z tymi mało istotnymi.