Jak utrzymać porządek w biurze?

Niemożliwe jest wręcz bycie produktywnym pracownikiem, jeśli w biurze panuje chaos. Okazuje się, że otoczenie ma ogromny wpływ na kreatywność i efektywność osób znajdujących się w biurze. Dobrze zorganizowane stanowisko pracy to podstawa, o którą powinien zadbać każdy pracodawca. Chodzi tutaj zarówno o wygodę, jak również o funkcjonalność i nawet atmosferę. Zasada jest taka, że jeśli dookoła panuje porządek, to i umysł pozostaje w stanie spokoju. W związku z tym tak ważne jest to, aby zadbać o czystość i ład w biurze. Jest wiele sposobów, dzięki którym rzeczywiście można to osiągnąć.

To co znajduje się na biurku ma znaczenie

Bałagan w biurze nie odnosi się wyłącznie do brudnej podłogi czy też śmieci znajdujących się na jej powierzchni. Sterta porozrzucanych we wszystkie strony dokumentów, notatek i rachunków również są bałaganem, który rozprasza i utrudnia koncentrację na tym co istotne. Pierwszym krokiem powinno być zatem posegregowanie rzeczy i pozostawienie w zasięgu wzroku jedynie tego, czym się aktualnie zajmujemy. Na biurku wystarczą nam laptop, notatnik, długopis i to, co jest nam w danej chwili potrzebne.

Czas najwyższy skończyć ze stertą latających wszędzie małych karteczek, które tworzą tylko chaos! Wśród tysięcy zapisków porozrzucanych wszędzie dookoła i tak jest trudno znaleźć to, czego w danej chwili potrzebujemy. W celu uporządkowania biura należy wyznawać zasadę czystego biurka. Zamiast wiele szafek i kontenerów można dać każdemu pracownikowi jego własną szafkę na niezbędne rzeczy. Pracownicy powinni zostać także przyzwyczajeni do tego, aby zawsze pozostawiać po sobie puste biurko i oduczyć się zagracania przestrzeni wokół siebie.

Kolejną kwestią jest to, aby nie jeść przy biurku, które służy do pracy. To wpłynie pozytywnie na estetykę w biurze i oczywiście ułatwi utrzymanie porządku. Pracownicy w celu zjedzenia czegoś powinni udać się do kuchni, co dodatkowo sprzyja integracji i lepszemu zaznajomienia się współpracowników. Jedzenie przy komputerze i jednoczesne pracownie nie jest dobrym pomysłem, dlatego też najlepiej jest położyć kres takiemu zachowaniu.

Meble biurowe, akcesoria i kosze na śmiecie

Jako, że w biurze znajdują się spore ilości najróżniejszej dokumentacji i akcesoriów, to konieczne jest wyposażenie pomieszczenia w odpowiednie meble. Biurka powinny posiadać pojemne szuflady, w których pomieszczą się wszystkie niezbędne akcesoria w postaci zszywaczy, dziurkaczy czy też długopisów. Warto także zainwestować w funkcjonalne wieszaki, gdyż trzymanie ubrań na krzesłach biurowych nie wygląda estetycznie. Wszystkie przedmioty niezwiązane z pracą nie powinny znajdować się na widoku, gdyż tylko dekoncentrują pracowników.

Bardzo istotną kwestią w przypadku biura jest również okablowanie, które wbrew pozorom mocno przeszkadza. Najlepiej jest zatem w miarę możliwości jak najbardziej zminimalizować ilość kabli. Czas najwyższy zrezygnować z telefonów i komputerów stacjonarnych na rzecz telefonów komórkowych i laptopów. Pozostałe kable najlepiej jest spiąć. Zaleca się także zrezygnować z umieszczania przy każdym biurku kosza na śmieci, redukując ich ilość do jednego kosza na dany obszar. Dodatkowo warto używać pojemników, dzięki którym możliwe jest segregowanie odpadów na bieżąco. Najlepszym rozwiązaniem jest zakup mebli biurowych od renomowanych producentów, które powstały z myślą o potrzebach pracowników piastujących stanowiska biurowe.

W każdym biurze nie może także zabraknąć teczek i segregatorów, dzięki którym możliwe będzie dokładne usystematyzowanie dokumentacji, którą mamy się zająć w późniejszym czasie. Poukładane dokumenty będzie także łatwiej znaleźć w przyszłości. Ważne jest oczywiście to, aby każda teczka i segregator została odpowiednio oznaczona. Pomocne są etykiety, które można dowolnie modyfikować w każdej chwili.

Postawić na elektroniczne rozwiązania

Każdego roku przybywa coraz większa liczba najróżniejszych dokumentów, co sprawia, że zaczyna wręcz brakować miejsca na pomieszczenie tego wszystkiego w jednym pomieszczeniu. Czasami wręcz nie ma już gdzie tego wszystkiego magazynować. Można jednak uniknąć tego problemu, przenosząc w miarę możliwości jak największą ilość dokumentów do komputera. Zamiast drukowania wszystkiego można przecież przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej i w postaci skanów. W biurze nie tylko będzie panował większy porządek, ale również zaoszczędzi się na zakupie tuszów. Świetnym pomysłem będzie stworzenie specjalnych plików dotyczących kluczowych kontaktów i notatek. Warto też zaznaczyć, ze znacznie łatwiej jest znaleźć, magazynować i przeglądać dokumenty w postaci elektronicznej niż szukać pośród ogromnej liczby segregatorów i teczek konkretnego dokumentu. Digitalizacja pozwala zatem zaoszczędzić czas i pieniądze.

W firmowej kuchni także powinien panować porządek

Nie ma to jak rozpocząć dnia pracy od kubka smacznej kawy, ale widok brudnych naczyń w kuchni z pewnością odbiera ochotę na cokolwiek. Czas najwyższy z tym skończyć. Znaczenie ma nie tylko to, czy mamy porządek przy swoim biurku, ale także to, co znajduje się w dalszym otoczeniu. Można temu szybko zaradzić. Zamiast tworzyć piramidę brudnych naczyń w zlewie, pracownicy mogą odkładać je na stojak na naczynia, który zostanie potem oczyszczony przez ekipę sprzątającą. Nikomu też nie odpadną ręce, jeśli po wypiciu kawy, umyje od razu po sobie kubek. Nie zajmuje to przecież dużo czasu, a pozwoli na zachowanie porządku i przyjemnej atmosfery w kuchni.

Regularne przerwy też są ważne

Mogłoby się wydawać, że robienie przerw podczas pracy nie ma większego wpływu na utrzymanie czystości w biurze, ale w praktyce jest to bardzo istotne. Przerwy powinny być częste, ale krótkie. Nie trzeba chyba nikomu mówić, jak będzie wyglądać stanowisko pracy osoby, która przez wiele godzin siedzi przy biurku. Jako, że nie ma ona czasu, na jej biurku będą piętrzyły się wręcz liczne kubki, papierki, przeróżne śmieci i sterta niepotrzebnych rzeczy. Pracownik zajęty nieustanną pracą, może nawet nie zauważyć tego, że wokół niego stworzył się niechlujnie wyglądający bałagan. To z kolei sprawia, ze jest mu się coraz trudniej skupić na wykonywaniu powierzonych mu obowiązków.

Na szczęście temu problemowi także można zaradzić. Wystarczy, że pracownicy będą mieli co jakiś czas chwilę na odejście od biurka, wyniesienie brudnego kubka, wyrzucenie papierków i schowanie nieużywanych już rzeczy. Dzięki przerwom możliwe jest także odejście od swojego stanowiska pacy i skonsumowanie posiłku z dala od niego. Jeśli pracownik ma do dyspozycji jedynie przerwę śniadaniową, to będzie konsumował jedzenie przy biurku i jednocześnie sprzątał. Nie jest to dla niego wówczas żadna przerwa, co odbije się niekorzystne na jego produktywności.

Utrzymanie czystości w biurze powierz specjalistom z doświadczeniem

Dużą oszczędnością czasu, wygodą i gwarancją dokładnie wysprzątanych pomieszczeń jest skorzystanie z usług profesjonalistów. W wielu miejscowościach nie brakuje firm specjalizujących się w sprzątaniu powierzchni biurowych, co jest ogromnym udogodnieniem dla przedsiębiorców. Korzystanie z usług firm zewnętrznych pozwala na zaoszczędzenie niemałych kwot, gdyż nie trzeba tworzyć stanowiska pracy i zatrudniać własnej sprzątaczki w firmie ani też ma potrzeby kupowania specjalistycznego sprzętu czy środków czystości. Znika również problem z magazynowaniem tego wszystkiego oraz kwestią regularnych przeglądów i serwisowania posiadanych sprzętów/maszyn.

Podczas wybierania firmy sprzątającej należy zwrócić uwagę na to, czy pracownicy są wykwalifikowani i posiadają doświadczenie oraz czy firma może pochwalić się nowoczesnym zapleczem technicznym. Wszystko to wpływa na jakość świadczonych usług. Najlepiej jest zatem korzystać z usług renomowanej firmy, która słynie ze swojej solidności i perfekcyjności oraz elastyczności.

Bez wątpienia pracownicy nie będą zadowoleni z faktu, że muszą zajmować się poza swoimi podstawowymi obowiązkami także sprzątaniem. Po zakończeniu pracy każdy jak najszybciej pragnie udać się do domu, a nie jeszcze chwytać za mopa czy też ścierać kurze. Powierzanie tego typu zadań pracownikom nie wpływa pozytywnie na ich nastawienie do pracy. Ponadto w przypadku dużych firm utrzymanie czystości samodzielnie byłoby bardzo uciążliwe. Nie chodzi tutaj przecież jedynie o zachowanie higieny pojedynczych stanowisk, ale o wygląd całej firmy. Skorzystanie z kompleksowych usług zewnętrznej firmy sprzątającej jest strzałem w dziesiątkę. Można korzystać z jej usług jednorazowo lub wejść w stałą współpracę.